presentation

سامانه مدیریت پروژه و قراردادها

ابزاری بومی، امن و مبتنی بر وب جهت مدیریت کلان پروژه ها و قراردادهای سازمانها

سامانه مدیریت پروژه و قرارداد با رویکرد مدیریت کلان پروژه­های سازمان، تولید شده و وضعیت پروژه­ها را از منظر زمانی، مالی، پیشرفت و منابع مصرفی مانیتور کرده و تصویر کلانی از آن‌ها ارائه می­نماید.

این سامانه در سطح مدیریت پروژه،  مبتنی بر روش مدیریت پروژه سرآمد ایرانیان (برگرفته از PMBOK و Prince 2) عمل کرده و با پیاده­سازی اصول معرفی‌شده در این روش، کلیه داده­های مرتبط با تعریف، تصویب و اجرای پروژه را ثبت و نگهداری می­نماید.

دسترسی به پروژه‌ها در سه سطح مدیریت کلان (جهت دسترسی به گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز)، هیات هدایت پروژه (جهت تعریف پروژه و خروجی‌های مورد انتظار و تخصیص منابع) و مدیر پروژه (جهت اجرای پروژه در محدوده تعریف‌شده)؛ تعریف‌شده‌است. بر این اساس دبیر هیات هدایت بعنوان نماینده هیات هدایت پروژه، مصوبات هیات هدایت، شامل تعریف پروژه، محصولات پروژه، زمان، هزینه و منابع مورد نیاز و برنامه‌ریزی کلان پروژه را در سیستم ثبت می‌نماید. مدیر پروژه در محدوده این تعاریف، فعالیت‌های مورد نیاز پروژه را تعریف کرده و به عوامل اجرایی تخصیص‌می‌دهد و گزارش‌های پیشرفت فعالیت‌ها، مراحل و پروژه را بر اساس فعالیت‌های انجام‌شده و منابع مصرف‌شده تولید و به هیات هدایت ارائه می‌نماید. درواقع؛ با تعریف و بکارگیری مفهوم هیات هدایت پروژه، وظیفه تصویب تعاریف و برنامه­ریزی­ها از اجرای پروژه (که بر عهده مدیر پروژه است) جدا شده و امکان نظارت دقیق بر اجرای پروژه فراهم‌آمده‌است.

در این میان امکانات جانبی مانند ثبت مخاطرات، درس‌ها، پیگیری‌های رسمی و غیر رسمی، تجهیزات و مستندات و یادداشت‌های مورد نیاز در فضای پروژه، و همچنین امکان ثبت انواع هزینه‌های صورت‌گرفته برای پروژه‌ها و تخصیص قراردادهای مرتبط با آن‌ها وجود دارد. در سطح کلان سازمان، با تجمیع اطلاعات مرتبط با تمام پروژه‌ها، امکان تولید گزارش‌های مدیریتی و نظارت کلان بر اجرای پروژه‌ها برقرار است.

با توجه به اینکه ممکن است مدیران پروژه‌ها، برای کنترل اجرای پروژه از ابزارهای دیگری نیز بهره‌برداری نمایند، امکان ورود این اطلاعات از طریق فایل‌های با قالب تعریف‌شده نیز در این نرم‌افزار وجود دارد.

علاوه بر این، در این سامانه امکان تعریف بسته­های کاری و فعالیت­های اجرایی مورد نیاز وجود داشته و هر یک از عوامل پروژه می­توانند کارکرد خود را در این فعالیت‌ها ثبت نمایند. بر این اساس، اطلاعات پیشرفت فعالیت‌ها، مراحل و پروژه­ها محاسبه شده و کارکرد عوامل پروژه نیز کنترل می­شود.

با ثبت دقیق هزینه­های پروژه در طول اجرا (یا ورود این اطلاعات از سامانه‌های دیگر مانند حسابداری)، و مقایسه آن با هزینه‌های پیش‌بینی‌شده همواره امکان کنترل هزینه­های پروژه‌ها در اختیار مدیر مالی قرار داده می­شود.

در بخش قراردادها، می­توان قراردادهای مرتبط با پروژه­ها را نیز ثبت نمود. این بخش داده­های مربوط به درآمدهای پروژه­ها را نیز فراهم می­آورد و گزارش درآمدی پروژه و مقایسه آن با هزینه­های انجام شده برای آن بر اساس این داده­ها قابل تولید خواهد بود.

ویژگی های سامانه

نرم افزاری تحت وب و ام

داشبرد نظارتی بسیار انعطاف پذیر

بومی شده بر اساس نیازهای ئ محدودیت های داخل کشور

رعایت اصول امنیت اطلاعات در لایه های مختلف برنامه

کاربری آسان و انعطاف پذیر

گزارش های مختلف مدیریتی و همچنین سفارشی

در این میان امکانات جانبی مانند ثبت مخاطرات، درس‌ها، پیگیری‌های رسمی و غیر رسمی، تجهیزات و مستندات و یادداشت‌های مورد نیاز در فضای پروژه، و همچنین امکان ثبت انواع هزینه‌های صورت‌گرفته برای پروژه‌ها و تخصیص قراردادهای مرتبط با آن‌ها وجود دارد. در سطح کلان سازمان، با تجمیع اطلاعات مرتبط با تمام پروژه‌ها، امکان تولید گزارش‌های مدیریتی و نظارت کلان بر اجرای پروژه‌ها برقرار است.

رویکردهای اصلی سامانه

مهمترین کارکرد سیستم، ارائه امکانات لازم جهت تعریف پروژه‌ها و اطلاعات مورد نیاز برای آن‌ها و کنترل اجرای آن‌ها می‌باشد. در سطح کلان نیز می‌توان پیشرفتپروژه‌ها را مشاهده و وضعیت آن‌ها را کنترل نمود. در این نرم‌افزار امکان تعریف انواع پروژه با مراحل، فعالیت‌‌ها و محصولات پیش‌فرض وجود دارد که بنابر نیاز امکان متناسب‌شدن آن با یک پروژه خاص وجود دارد.

به طور خلاصه شامل موارد زیر می شود:

جداسازی وظایف، تعریف و تصویب از اجرای پروژه

مدیریت درآمد و هزینه پروژه ها

جداسازی مراحل آغازین و پایانی پروژه از مراحل اجرایی

ایجاد پرونده کامل از داده ها طبق استانداردهای بین المللی

امکان ارسال و دریافت اطلاعات پروژه ها و پیشرفت آنها از سایر سامانه ها

امکان تعریف قراردادهای مرتبط با پروژه ها و تولید گزارش های درآمدی و هزینه ای

 لاگ برداری دقیق از کلیه فعالیت ها و ثبت و نگهداری تغییر داده

امکان رمزنگاری روی پایگاه داده ها

نحوه عملکرد سامانه

رابطه اجزای اصلی سیستم